Procedura zgłoszeń wewnętrznych: obowiązkowe elementy

Co to jest procedura zgłoszeń wewnętrznych?

To dokument organizacyjny pracodawcy, ustalany na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy. Pełna nazwa ustawowa brzmi: wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Pracodawcą jest tu każdy podmiot prawny objęty obowiązkiem, od firmy po urząd.

Nie jest formularzem ani wzorem pisma dla sygnalisty. Ten serwis jej też nie zastępuje: opisujemy wyłącznie elementy po stronie pracodawcy. Stan prawny na 9 listopada 2026 r.; aktualny tekst ustawy sprawdzisz w ISAP.

Jakie elementy musi zawierać procedura?

Art. 25 ustawy wylicza elementy obowiązkowe i fakultatywne. Zgodnie z art. 25 ust. 1 procedura musi wskazywać:

1. jednostkę, osobę albo podmiot zewnętrzny, który przyjmuje zgłoszenia;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń wraz z adresem do kontaktu;
3. bezstronną jednostkę prowadzącą działania następcze: weryfikację zgłoszenia, kontakt z sygnalistą i prośby o dodatkowe informacje;
4. obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w 7 dni, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, oraz obowiązek podjęcia działań następczych z należytą starannością;
5. maksymalny termin przekazania informacji zwrotnej, nie dłuższy niż 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
6. tryb postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi;
7. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje o zgłoszeniach zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych, a w stosownych przypadkach do instytucji Unii Europejskiej.

To pełny katalog obowiązkowy z art. 25 ust. 1. Elementy, które pracodawca może dodać, wymienia art. 25 ust. 2.

Kto przyjmuje zgłoszenia?

Zgłoszenia przyjmuje jednostka wskazana w procedurze: osoba, dział albo podmiot zewnętrzny, na przykład dział kadr. Wystarczy wskazać stanowisko, imię i nazwisko nie są potrzebne, co ułatwia zmiany kadrowe bez poprawiania dokumentu. Jednostka przyjmująca i jednostka prowadząca działania następcze muszą być bezstronne wobec sprawy. Czym jest samo zgłoszenie wewnętrzne, opisujemy osobno.

Jakie są terminy w procedurze?

Procedura musi określić termin potwierdzenia przyjęcia (7 dni) oraz maksymalny termin informacji zwrotnej (do 3 miesięcy). Konkretne liczby, w tym termin potwierdzenia przyjęcia, zebraliśmy w osobnym opracowaniu o terminach w procedurze zgłoszeń.

Jakie elementy są dobrowolne?

Poza katalogiem obowiązkowym procedura może zawierać rozwiązania, które pracodawca dodaje z własnej decyzji:

• przyjmowanie zgłoszeń anonimowych: jest dobrowolne, ale procedura musi określać tryb postępowania z nimi (art. 25 ust. 1 pkt 4); wyjątek to instytucje obowiązane na podstawie ustawy AML, które muszą mieć procedurę zgłoszeń anonimowych;
• dodatkowe rodzaje naruszeń, na przykład mobbing;
• czynniki ryzyka i system zachęt do korzystania z procedury wewnętrznej (art. 25 ust. 2 pkt 2 i 4);
• wskazanie, że zgłoszenie można w każdym przypadku skierować do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury (art. 25 ust. 2 pkt 3).

Jak ustalić procedurę i wprowadzić ją w życie?

Konsultacje trwają od 5 do 10 dni od przedstawienia projektu (art. 24 ust. 4), a po podaniu procedury do wiadomości wchodzi ona w życie po 7 dniach (art. 24 ust. 5). Kolejność kroków jest więc następująca:

1. Przygotuj projekt z elementami obowiązkowymi z art. 25.
2. Przedstaw go zakładowej organizacji związkowej, a gdy jest ich kilka, wszystkim. Jeśli żadna nie działa, przedstaw go przedstawicielom osób świadczących pracę, wyłonionym w przyjętym trybie.
3. Poczekaj na koniec konsultacji, najwcześniej po 5 dniach, najpóźniej po 10.
4. Podaj procedurę do wiadomości osobom wykonującym pracę w sposobie przyjętym w podmiocie i zapisz datę.
5. Odczekaj do końca tego okresu: dopiero potem procedura obowiązuje.
6. Przekazuj informację o procedurze każdemu, kto ubiega się o pracę, od początku rekrutacji lub negocjacji.

Datę podania do wiadomości warto udokumentować. W zarządzeniu Sądu Rejonowego w Tarnobrzegu procedura wchodzi w życie po tym samym okresie od publikacji na stronie internetowej, więc ogłoszenie na stronie WWW jest przykładem „przyjętego sposobu”. Szersze zestawienie znajdziesz w tekście o obowiązkach pracodawcy wobec sygnalistów.

Kto musi mieć procedurę?

Obowiązek mają podmioty, w których na dzień 1 stycznia lub 1 lipca pracuje co najmniej 50 osób. Działające w finansach, AML, bezpieczeństwie transportu i ochronie środowiska muszą ją mieć bez względu na limit (art. 23 ust. 3). Pozostałe mogą ustalić procedurę dobrowolnie. Szczegóły i wyłączenia wyjaśnia opracowanie o tym, kogo dotyczy ustawa.

Co grozi za brak obowiązkowych elementów?

Pominięcie elementów obowiązkowych naraża zarządzających na odpowiedzialność za wykroczenie z art. 58 ustawy. Przed wdrożeniem porównaj projekt z listą elementów obowiązkowych z art. 25 ust. 1 opisaną wyżej.

Serwis nie jest kanałem zgłoszeń i nie przyjmuje danych ani opisów naruszeń: w sprawie zgłoszenia skontaktuj się bezpośrednio z właściwą instytucją lub z Rzecznikiem Praw Obywatelskich.