Najkrócej
Podmiot prawny potwierdza przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni od jego otrzymania, o ile sygnalista podał adres do kontaktu. Informację zwrotną przekazuje w ciągu 3 miesięcy. Sposób liczenia drugiego terminu zależy od tego, czy potwierdzenie w ogóle wysłano. Podstawą jest ustawa z 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 928).
- Potwierdzenie: 7 dni od otrzymania zgłoszenia, o ile sygnalista podał adres do kontaktu
- Odpowiedź: 3 miesiące od potwierdzenia, a bez potwierdzenia od upływu 7 dni
- Przechowywanie: 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze
Podstawa prawna terminów
Terminy wynikają z ustawy o ochronie sygnalistów, która weszła w życie 25 września 2024 r. Opis odpowiada stanowi prawnemu na 9 listopada 2026 r.; aktualny tekst aktu sprawdzisz w ISAP.
Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w 7 dni
Termin biegnie od otrzymania zgłoszenia wewnętrznego i dotyczy potwierdzenia, że zgłoszenie dotarło do podmiotu prawnego. Wyjątek stanowi sytuacja, w której sygnalista nie podał adresu do kontaktu: potwierdzenie nie ma wtedy dokąd trafić, więc zmienia się początek biegu kolejnego terminu. Adres to zatem nie formalność, bo od niego zależy, czy sygnalista dostanie potwierdzenie i od kiedy liczy się czas na odpowiedź.
Szczegóły organizacyjne, na przykład kto wysyła potwierdzenie, ustala procedura zgłoszeń wewnętrznych obowiązująca w danej organizacji.
Oś czasu: od zgłoszenia do informacji zwrotnej
Informacja zwrotna musi trafić do sygnalisty najpóźniej po 3 miesiącach, ale punkt startu bywa różny. Najprościej rozpisać to od dnia zgłoszenia:
- Dzień 0: podmiot otrzymuje zgłoszenie.
- Do dnia 7: podmiot potwierdza przyjęcie, jeśli jest adres do kontaktu.
- 3 miesiące od potwierdzenia: koniec terminu na informację zwrotną.
- Wariant bez potwierdzenia: 3 miesiące liczy się od upływu 7 dni od zgłoszenia.
Przy własnych rachunkach najlepiej rozpisać obie daty na papierze, bo różnica kilku dni przesuwa koniec całego okresu.
Działania następcze
Działania następcze to czynności, które podmiot podejmuje po przyjęciu zgłoszenia, żeby je rozpatrzyć. Ustawa wymaga, by robił to z należytą starannością. Informacja zwrotna jest terminem na poinformowanie sygnalisty, a nie na zakończenie samych działań. Dopiero ich zakończenie otwiera okres przechowywania dokumentów. Czy w konkretnej sprawie zachowano należytą staranność, oceniają podmiot i właściwe organy, a nie ten serwis.
Terminy przy zgłoszeniu zewnętrznym
Przy zgłoszeniu zewnętrznym organ publiczny potwierdza przyjęcie w ciągu 7 dni od przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wyraźnie o to nie wnosi albo potwierdzenie zagroziłoby poufności jego tożsamości. Różnica dotyczy górnej granicy informacji zwrotnej:
- Zasada: 3 miesiące.
- Uzasadnione przypadki: do 6 miesięcy.
Jak długo przechowuje się dokumentację
Dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowuje się przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze. Zgłoszenie rozpatrzone w marcu 2026 r. daje więc okres liczony od 31 grudnia 2026 r., a nie od marca. Odrębnie podmiot prawny prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych, którego dane przechowuje się przez ten sam okres.
Czy ten serwis przyjmuje zgłoszenia?
Nie, serwis ma charakter wyłącznie informacyjny. Nie przesyłaj tu danych ani opisu naruszeń: kontakt w sprawie zgłoszenia zawsze kieruj bezpośrednio do właściwej instytucji albo do Rzecznika Praw Obywatelskich.
