Zgłoszenie wewnętrzne: jak działa i co robi pracodawca

Czym różni się od zgłoszenia zewnętrznego?

Zgłoszenie wewnętrzne adresuje się do samego pracodawcy, a zewnętrzne do organu publicznego. Ustawa przewiduje obie drogi w ramach ochrony sygnalistów i opisuje je osobno. Przy zgłoszeniu zewnętrznym sprawę przyjmuje instytucja spoza firmy.

W wariancie wewnętrznym całą ścieżkę obsługuje podmiot, którego dotyczy naruszenie prawa. Dlatego ustawa wymaga od niego formalnej procedury, a nie tylko dobrej woli. Zgłoszenia przechodzą przez nią od przyjęcia po informację zwrotną.

Jakimi kanałami przyjmuje się zgłoszenie?

Ustawa dopuszcza zgłoszenie pisemne i ustne, a konkretny kanał wskazuje procedura zgłoszeń wewnętrznych obowiązująca u pracodawcy. Tak, zgłoszenie wewnętrzne może więc być ustne.

• Forma pisemna to kanał opisany w procedurze, na przykład wyznaczony adres lub system do obsługi zgłoszeń.
• Forma ustna oznacza rozmowę lub wypowiedź, którą trzeba następnie udokumentować.

Zgłoszenie ustne nie znika po rozmowie: pracodawca odnotowuje je tak, by dało się je później rozpatrzyć i wykazać, co zostało zgłoszone. Dzięki temu obie formy mają ten sam skutek prawny i te same terminy.

Kto rozpatruje zgłoszenie?

Zgłoszenie rozpatruje bezstronna osoba lub komórka, którą upoważnił pracodawca. Bezstronność znaczy, że rozpatrujący nie powinien być związany ze sprawą w sposób, który podważałby jego ocenę. Może to być jedna osoba albo wyznaczony zespół.

Do tej osoby lub komórki dociera tożsamość zgłaszającego, więc wchodzi w grę ochrona poufności. Nie mają do niej dostępu osoby nieupoważnione. Kwestię zgłoszeń bez podania tożsamości opisujemy osobno w tekście o zgłoszeniu anonimowym.

Terminy: od przyjęcia do informacji zwrotnej

Trzy miesiące liczy się od potwierdzenia przyjęcia. Gdy pracodawca go nie przekazał, termin biegnie od upływu 7 dni. Szczegółowe omówienie znajdziesz w tekście o terminach w procedurze zgłoszeń.

Czy pracodawca musi odpowiedzieć sygnaliście? Tak, informacja zwrotna jest jego obowiązkiem i ma wyznaczony termin. Łatwo ją przeoczyć: potwierdzenie ma konkretną datę, a informacja zwrotna musi przyjść w ciągu 3 miesięcy, także gdy sprawa nie jest jeszcze wyjaśniona.

Co należy do działań następczych?

Działania następcze to wszystko, co pracodawca robi po przyjęciu zgłoszenia, żeby ocenić jego zasadność i zareagować. Obejmują weryfikację zgłoszenia, wyjaśnienie okoliczności i przekazanie informacji o wyniku.

Weryfikacja sprawdza, czy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa objętego ustawą. Wyjaśnienie to zebranie faktów przez osobę lub komórkę, która rozpatruje sprawę. Informacja zwrotna zamyka ten ciąg i mówi zgłaszającemu, jakie działania podjęto. Ustawa nie gwarantuje określonego rozstrzygnięcia, tylko obowiązek rzetelnego rozpatrzenia sprawy.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Każde zgłoszenie wewnętrzne pracodawca odnotowuje w prowadzonym przez siebie rejestrze, a zakres zapisów i zasady jego prowadzenia opisuje ustawa. Pełny opis znajdziesz w tekście o rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

Rejestr pozwala wykazać, że zgłoszenie wpłynęło i jak zostało obsłużone. Ochrona poufności dotyczy także danych w rejestrze, więc dostęp do nich ma ograniczony krąg osób.

Obowiązki pracodawcy i ochrona przed odwetem

Zakres obowiązków pracodawcy wobec sygnalistów obejmuje ustanowienie procedury, wyznaczenie bezstronnej osoby lub komórki, dotrzymanie terminów, prowadzenie rejestru i ochronę tożsamości zgłaszającego. Do tego dochodzi zakaz działań odwetowych wobec osoby, która dokonała zgłoszenia zgodnie z ustawą. Zasady ochrony przed odwetem opisujemy osobno, bo rządzą się własnymi przesłankami.

Procedura wewnętrzna i ochrona przed odwetem to dwie różne rzeczy. Pierwsza opisuje, jak sprawa jest rozpatrywana, druga chroni człowieka, który ją zgłosił.

Ten serwis ma charakter wyłącznie informacyjny i nie jest kanałem zgłoszeń, a w sprawie konkretnego naruszenia należy skontaktować się z właściwą instytucją lub Rzecznikiem Praw Obywatelskich.