Najkrócej
Zgłoszenie zewnętrzne to przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu. Jest możliwe od 25 grudnia 2024 r. na podstawie ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928). Kanały i tryb postępowania ustala każdy organ w swojej procedurze, a zgłoszenie można złożyć także bez wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego.
- Kto przyjmuje: Rzecznik Praw Obywatelskich i organy publiczne, każdy według własnej procedury.
- Kanały: dane kontaktowe organ publikuje na swojej stronie, a organy publiczne w BIP.
- Zakres: organ przyjmuje zgłoszenie, a sprawę spoza swoich zadań przekazuje właściwemu organowi w 14 dni (wyjątkowo 30).
- Terminy: wyznacza je ustawa: potwierdzenie w 7 dni, spotkanie w 14 dni od wniosku, informacja zwrotna w 3 miesiące (wyjątkowo 6).
- Anonimowość: organy podchodzą do niej różnie.
- Stan prawny: 9 listopada 2026 r., tekst ustawy do sprawdzenia w ISAP.
Czym jest zgłoszenie zewnętrzne?
Ustawa wyznacza trzy drogi ujawnienia naruszenia, które różnią się adresatem. Zgłoszenie wewnętrzne trafia do podmiotu, w którym sygnalista pracuje, i jest możliwe od 25 września 2024 r. Zgłoszenie zewnętrzne kierowane jest poza ten podmiot, do RPO lub organu publicznego, i obowiązuje od 25 grudnia 2024 r., a przepisy o ujawnieniu publicznym od 25 września 2024 r.
Ujawnienie publiczne to trzecia droga: informacja idzie do opinii publicznej, a nie do instytucji. Zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszeń prawa z katalogu ustawy, które sygnalista poznał w kontekście związanym z pracą.
Kto przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne?
Przyjmują je Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organy publiczne. Każdy organ publiczny ma obowiązek ustalić własną procedurę przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych, czyli czynności sprawdzających zgłoszone naruszenie.
Dane kontaktowe do zgłoszeń zewnętrznych organ podaje na swojej stronie, a w przypadku organów publicznych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). To tam, a nie w ogólnych poradnikach, znajduje się aktualny opis kanału.
Rola Rzecznika Praw Obywatelskich
Po przyjęciu zgłoszenia i wstępnej weryfikacji RPO przekazuje ją w ciągu 14 dni organowi właściwemu (art. 31 ust. 1 pkt 2, art. 32 ust. 2), a sam rozpatruje tylko sprawy konstytucyjnych wolności i praw, gdy żaden inny organ nie jest właściwy (art. 31 ust. 1 pkt 3). Szczegóły opisuje osobny tekst o roli RPO w zgłoszeniach.
Czy każdy organ przyjmie każde zgłoszenie?
Nie, zakres organu bywa ograniczony do jego zadań. Zarząd Powiatu Myślibórz przyjmuje zgłoszenia w sprawach z zakresu ustawy o samorządzie powiatowym, a inne sprawy kieruje się do innych organów lub do RPO. Ogólna wiedza o „zgłoszeniu zewnętrznym” nie zastąpi więc zapisów procedury właściwego organu.
Kiedy zgłoszenie zewnętrzne zamiast wewnętrznego?
Ustawa dopuszcza oba tryby i nie stawia przesłanek wyboru: sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego (art. 30 ust. 1). Zgłoszenie wewnętrzne działa w ramach podmiotu, w którym ktoś pracuje, zewnętrzne w instytucji publicznej. Wybór drogi należy do sygnalisty, a serwis nie ocenia, która jest lepsza w konkretnej sprawie.
Co można zgłosić i kto jest sygnalistą?
Zgłoszeniu podlegają naruszenia prawa z katalogu ustawy, który według art. 3 ust. 1 obejmuje 17 dziedzin, między innymi korupcję, zamówienia publiczne, ochronę środowiska, ochronę konsumentów, ochronę danych osobowych i bezpieczeństwo żywności. Pełny katalog i definicję osoby zgłaszającej omawia tekst o tym, co może zgłosić sygnalista.
Terminy w procedurze
Podstawowe terminy wyznacza ustawa dla każdego organu: potwierdzenie w 7 dni, spotkanie w 14 dni od wniosku, informacja zwrotna w 3 miesiące, wyjątkowo 6; poniżej przykłady z dwóch procedur. Szerzej o tym pisze tekst o terminach w procedurze zgłoszeń.
| Czynność | MEN (procedura z 27.12.2024) | KG PSP |
|---|---|---|
| Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia | 7 dni | brak danych w procedurze |
| Wezwanie do uzupełnienia zgłoszenia | 14 dni | brak danych w procedurze |
| Spotkanie bezpośrednie od wniosku | 14 dni | 14 dni |
Co się dzieje po przyjęciu zgłoszenia?
Typowa kolejność według procedury organu:
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
- Wstępna weryfikacja, w razie potrzeby z wezwaniem do uzupełnienia.
- Działania następcze, czyli sprawdzenie zgłoszonego naruszenia.
- Informacja zwrotna dla osoby zgłaszającej.
Czy zgłoszenie może być anonimowe?
To zależy od organu. Komenda Główna PSP zgłoszeń anonimowych nie rozpoznaje, MEN zastrzega, że tryb z jego procedury ich nie dotyczy, a Myślibórz dopuszcza anonimowość przez formularz. Informacji o tym trzeba szukać w procedurze konkretnej instytucji.
Ochrona po zgłoszeniu
Ustawa wiąże ze zgłoszeniem ochronę osoby zgłaszającej, w tym przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy. Zasady opisuje tekst o ochronie przed odwetem.
Podstawa prawna
Podstawą jest ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, Dz.U. 2024 poz. 928; więcej w opisie ustawy o ochronie sygnalistów i w ogólnym tekście o ochronie sygnalistów. Opis odpowiada stanowi prawnemu na 9 listopada 2026 r., a pełny i aktualny tekst ustawy jest dostępny w ISAP. Procedury organów publicznych mogą się zmieniać, dlatego obowiązuje wersja opublikowana przez dany organ.
Latarnia Sygnalisty ma charakter wyłącznie informacyjny i nie jest kanałem zgłoszeń, a w sprawie zgłoszenia należy kontaktować się bezpośrednio z właściwym organem publicznym lub z Rzecznikiem Praw Obywatelskich.
